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Regolamento

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REGOLAMENTO DI MEDIAZIONE

 Elenco articoli:

  1. Articolo 1.
  2. Articolo 2.
  3. Articolo 3.
  4. Articolo 4.
  5. Articolo 5.
  6. Articolo 6.
  7. Articolo 7.
  8. Articolo 8.
  9. Articolo 9.
  10. Articolo 10.
  11. Articolo 11.
  12. Articolo 12.
  13. Articolo 13.
  14. Articolo 14.

Articolo 1.
Premessa.
Con il presente regolamento si intende disciplinare la procedura dell’attività di mediazione sottoposta a “Sistema A.R. Mediazione S.r.l.” in sigla “ARSMEDIA S.r.l.”, organismo indipendente iscritto al n. 666P del registro degli organismi abilitati a svolgere la mediazione per la risoluzione amichevole delle controversie in materia civile e commerciale, secondo le previsioni del D.Lgs. 4 marzo 2010 n.28, del D.M. 18 ottobre 2010 n.180 e di ogni normativa ad esso collegata. Il servizio di conciliazione intende favorire la definizione negoziale ed amichevole delle controversie che insorgono tra le parti aventi ad oggetto qualsiasi controversia in ambito civile e commerciale, vertente su diritti disponibili. La procedura del presente regolamento viene ispirata a criteri di informalità, professionalità, rapidità, qualità e riservatezza. Le parti che vogliono fruire del servizio di mediazione di ARSMEDIA S.r.l., accettano le regole ed i principi sanciti nel presente regolamento.

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Articolo 2.
Attivazione della procedura di mediazione.
La procedura di mediazione presso l’Organismo ARSMEDIA S.r.l. deve essere attivata da chi intende promuoverla attraverso la compilazione della domanda, utilizzando i modelli disponibili presso la sede principale e le sedi secondarie accreditate da ARSMEDIA S.r.l. o scaricabili dal sito web della stessa (www.arsmediasrl.it) nella sezione Modulistica. In specie, la domanda deve essere depositata o inviata dal richiedente – con lettera raccomandata A/R, via fax, o con ogni mezzo idoneo ad assicurarne la ricezione, unitamente alla copia di un valido documento di riconoscimento ed all’attestazione comprovante l’avvenuto pagamento delle spese di avvio del procedimento – presso la struttura accreditata e prescelta.
La domanda deve essere sottoscritta dal richiedente e deve contenere le seguenti informazioni, eventualmente anche come allegati:
a) la Sede territoriale accreditata prescelta;
b) le generalità, l’indirizzo, il recapito telefonico, il numero di fax, il codice fiscale e/o la partita IVA, l’indirizzo di posta elettronica del richiedente;
c) le generalità delle controparti ed ogni dato utile a facilitare l’effettuazione delle correlate comunicazioni;
d) la descrizione dell’oggetto del contendere e delle ragioni che lo sottendono;
e) le richieste avanzate dalla parte che attiva la procedura e, nel caso di domanda congiunta, le richieste di tutte le parti;
f) l’eventuale documentazione a sostegno delle richieste;
g) il valore indicativo della controversia, individuato secondo i criteri stabiliti dal codice di procedura civile. Per i casi di valore indeterminato, indeterminabile ovvero se vi sia notevole disaccordo tra le parti sulla stima, il valore di riferimento è deciso da ARSMEDIA S.r.l. sino al limite massimo di valore di euro 250.000,00 e da questa comunicato alle parti; resta in ogni caso fermo il principio secondo cui se al termine del procedimento di mediazione il valore come sopra determinato risultasse diverso, si applicherà l’indennità prevista conformemente al verificato corrispondente scaglione di riferimento. Lo stesso principio sarà applicato dall’Organismo per tutte le altre pratiche ai fini della corretta determinazione dell’indennità di mediazione, qualora il valore risultante alla fine del procedimento fosse sensibilmente diverso da quello indicato da parte istante e tale da modificare lo scaglione del valore della controversia applicabile al caso concreto.
h) l’eventuale procura data a un difensore;
i) in caso di domanda congiunta, l’eventuale indicazione del mediatore scelto tra quelli accreditati dall’Organismo, effettuata di comune accordo tra tutte le parti del procedimento;
j) l’accettazione del presente regolamento e delle tabelle delle indennità allegate.
La domanda compilata in modo incompleto o erroneo, va integrata e rettificata a cura del richiedente, appositamente informato dalle strutture segretariali dell’Organismo, ed in tale evenienza i termini del procedimento decorrono dall’effettuata rettifica comunicata all’Organismo.

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Articolo 3.
Sede della mediazione.
La mediazione si svolge nella Sede accreditata di ARSMEDIA S.r.l. prescelta nella domanda di mediazione. Tale Sede è derogabile solo con il consenso di tutte le Parti, del Mediatore e del Responsabile dell’Organismo. Quest’ultimo può peraltro promuovere, di propria iniziativa, lo svolgimento della mediazione in luogo diverso ritenuto più idoneo al caso di specie ovvero può proporre il ricorso al procedimento telematico, in ogni caso dovrà acquisire il consenso del Mediatore e la condivisione delle Parti.

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Articolo 4.
Nomina del mediatore ed avvio del procedimento di mediazione.
Al momento del deposito della domanda, il Responsabile dell’Organismo – o per le Sedi secondarie accreditate un suo Referente laddove sia stato nominato e delegato – designa immediatamente, e comunque entro 4 giorni lavorativi dalla presentazione della domanda, un Mediatore accreditato, del quale è stato preventivamente valutato e verificato il curriculum scolastico/universitario e professionale, in base ai quali i mediatori vengono ripartiti all’interno di diverse categorie professionali, e designa il mediatore ritenuto più idoneo per il caso.
Per la scelta si terrà conto delle specifiche competenze professionali e, quando applicabile, si integrerà un criterio di tipo turnativo e, ove possibile, della Sede della mediazione. Per i casi connotati da particolare complessità, verranno sempre privilegiate le eventuali specifiche conoscenze tecniche di settore richieste dalla natura della controversia e delle pregresse attività di mediazione espletate sul campo. Per maggiore esplicitazione dei criteri cui si attiene l’Organismo in conformità a quanto previsto dall’art. 3 comma 1 lett.b) del D.M. 145/2011, l’Organismo provvede a raggruppare per categorie professionali i propri mediatori accreditati, tenendo conto delle diverse aree di specifica competenza professionale (ad esempio giuridica, tecnico-scientifica, giuridico-economica, medica, umanistica, ecc.) nonché, all’interno di ciascuna di esse, del grado di competenza in materia di mediazione di ciascuno di essi (periodo di svolgimento dell’attività di mediazione, grado di specializzazione, eventuali contributi scientifici, partecipazioni a master o corsi di specializzazione, numero di mediazioni svolte e quante con successo, ecc.).
Nell’assegnazione dell’incarico fra i diversi mediatori si procederà innanzitutto a valutare la natura della controversia e, di conseguenza, si identificherà la specifica area di competenza professionale definita, o quella prevalente per il caso in esame. Se la controversia viene considerata dal Responsabile dell’Organismo, o per le Sedi Secondarie dal suo Referente, di normale gestione o complessità, si tenderà ad applicare un criterio di turnazione fra i mediatori inseriti nelle varie aree di competenza. Se viceversa si tratta, sempre a giudizio del Responsabile, di controversia che presenta profili di elevata difficoltà -per il valore rilevante della pratica, per la sua definizione in diritto, per la necessità di applicare più sofisticate tecniche di mediazione- si dovrà procedere ad una designazione in favore dei mediatori connotati dal possesso di particolari specifiche competenze ed alta professionalità, nonché dell’esperienza maturata sul campo.
Il Mediatore fissa il primo incontro tra le parti non oltre quindici giorni dal deposito della domanda. Se la scadenza del quindicesimo giorno cade in un giorno festivo, la data può essere fissata al giorno lavorativo immediatamente seguente. Nel computo dei giorni non si tiene conto del giorno di presentazione dell’istanza. Per le controversie che si caratterizzano per la particolare complessità o che richiedano per loro natura peculiari competenze tecniche, il Responsabile di ARSMEDIA S.r.l.– o un suo Referente – può nominare, rimanendo fisse le indennità di mediazione, uno o più mediatori ausiliari.
Sulle mediazioni che si volessero affidare al Responsabile dell’Organismo, così come sulla sua sostituzione e sulla nomina di altro mediatore decide, senza formalità, il Responsabile della Segreteria dell’Organismo sentito -ove sussista- il Referente delegato della Sede presso cui si svolgerà il procedimento di mediazione. Il Responsabile della Segreteria sostituisce altresì il Responsabile dell’Organismo tutte le volte che lo stesso è impossibilitato ad esercitare il proprio ruolo o lo richieda espressamente per ragioni di opportunità.
Nel caso di mediazione promossa congiuntamente, le parti d’accordo possono indicare il proprio mediatore tra i nominativi dei mediatori professionisti accreditati, fornendo quindi una comune indicazione del mediatore tra quelli inseriti nell’elenco di ARSMEDIA S.r.l.; tuttavia ai fini della sua eventuale designazione da parte dell’Organismo, il Responsabile – o il suo Referente – non è vincolato a designare il mediatore prescelto dalle parti pur favorendone, ove possibile, la nomina.
Una volta accettato l’incarico, il mediatore designato deve garantire la propria neutralità, indipendenza e riservatezza, sottoscrivendo un’apposita dichiarazione di imparzialità, senza la quale il procedimento di conciliazione non può avere inizio. Non possono essere nominati mediatori coloro i quali si trovano in una delle situazioni di incompatibilità di cui all’art. 51 del codice di procedura civile. Qualora il Responsabile dell’Organismo, o il suo Referente delegato per le Sedi secondarie, ravvisi che il mediatore incaricato si trovi in una situazione di incompatibilità allo svolgimento della mediazione, ovvero il mediatore incaricato comunichi al Responsabile dell’Organismo di trovarsi in tale condizione, ovvero le parti comunichino al Responsabile dell’Organismo di ritenere che il mediatore incaricato sia incompatibile con la trattazione dell’affare di mediazione, il Responsabile dell’Organismo provvede alla sua immediata sostituzione.
Il mediatore è privo del potere di rendere giudizi e decisioni vincolanti, e gli è fatto assoluto divieto di percepire compensi direttamente dalle parti.
ARSMEDIA S.r.l. comunica la domanda e la data del primo incontro alla/e controparte/i, mediante raccomandata A/R., Fax, mediante posta elettronica certificata (PEC) o e-mail di cui si chiederà conferma di ricezione e lettura, ovvero con qualsiasi altro mezzo idoneo a garantirne e certificarne la ricezione. Resta in ogni caso ferma la possibilità che la stessa parte istante si attivi per effettuare detta comunicazione alla/e controparte/i con mezzi di cui possa dare prova.
La parte nei confronti della quale è stata presentata domanda di mediazione, se intende aderire all’avviata procedura, deve compilare una dichiarazione di adesione e depositarla o inviarla – con lettera raccomandata A/R, via fax, per posta elettronica o con ogni mezzo idoneo ad assicurarne la ricezione – presso la struttura territoriale ove è pendente la procedura, unitamente alla copia di un valido documento di riconoscimento e della attestazione comprovante l’avvenuto pagamento delle spese di avvio del procedimento.
Conformemente alla previsione dell’art. 4 comma 1 del D. Lgs. 28/2010, nel caso di più domande relative alla stessa controversia, la mediazione si svolgerà davanti all’organismo presso il quale è stata presentata la prima domanda. Per determinare il tempo della domanda si ha riguardo alla data di ricezione della comunicazione.

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Articolo 5.
Il procedimento di mediazione.
Il procedimento di mediazione ha una durata non superiore a quattro mesi, a decorrere dal protocollo nel registro degli affari di mediazione dell’organismo della domanda di mediazione. Nel caso di ricorso alla procedura su invito del giudice il termine decorre dalla scadenza fissata dallo stesso per il deposito dell’istanza. In tutti i casi in cui il giudice dispone il rinvio della causa ai sensi del quarto o del quinto periodo del comma 1 dell’art. 5 del D. Lgs. 28/2010, il termine non è soggetto a sospensione feriale.
Per iniziare il procedimento di mediazione è necessario che ciascuna delle parti si obblighi a corrispondere ad ARSMEDIA S.r.l., oltre ai diritti di segreteria, almeno il 50% delle spese di mediazione. Eventuali comunicazioni o interventi in merito all’attivata procedura -fatte pervenire dalla Parte invitata senza preventiva o contestuale adesione al procedimento- non saranno in ogni caso considerate giustificative della mancata adesione, né saranno verbalizzati i contenuti ivi riportati per non vanificare lo spirito della mediazione che presuppone il confronto reciproco e diretto tra le Parti. Il mediatore incaricato se rileva, di concerto con la segreteria amministrativa, che dette indennità e le spese non sono state corrisposte non può dare inizio al procedimento ed invita le parti a regolarizzare, fissando un nuovo incontro non oltre una settimana di calendario. Le parti oltre che essere presenti personalmente all’incontro, possono delegare un proprio rappresentante munito dei necessari poteri. L’Organismo consiglia fortemente alle parti di farsi assistere da legali di propria fiducia nel corso del procedimento.
Il Mediatore conduce personalmente l’incontro senza formalità di procedura, sentendo le parti congiuntamente e/o separatamente. Il contenuto del colloquio con ogni singola parte rimarrà strettamente riservato salva diversa disposizione della parte interessata. L’incontro di conciliazione può svolgersi in un’unica seduta oppure, ove sia necessario ed utile, il mediatore - anche d’intesa con le parti – può fissare eventuali altri incontri successivi. Le parti mediazione hanno diritto di accedere agli atti del procedimento depositati dalle stesse nelle sessioni comuni; nel caso di atti depositati nel corso della sessione separata, ad essi può accedere soltanto la parte che ha provveduto al relativo deposito. E’ vietato altresì l’accesso agli atti che, per espressa dichiarazione, sono riservati all’esame esclusivo del mediatore. Per il rilascio di ulteriori copie dei verbali e della documentazione prodotta in seno al procedimento, la parte richiedente dovrà versare le relative spese richieste dalla segreteria (punto quattro dei criteri di determinazione delle indennità). Non sono consentite comunicazioni riservate delle parti al solo Mediatore, eccetto quelle effettuate in occasione delle sessioni separate.
Il procedimento di mediazione potrà essere espletato anche tramite l’uso della forma telematica, che potrà avvenire pure per una parte della procedura di svolgimento del servizio di mediazione. La piattaforma telematica utilizzata predisposta affinché sia garantita la sicurezza delle comunicazioni e la riservatezza, offre all’utente l’opportunità di poter operare anche dalla propria residenza o domicilio. Si ricorrerà alla chat, mail certificata o - sussistendo per le parti coinvolte tale possibilità- con l’audio o video conferenza, e l’attività sarà coordinata da un Mediatore esperto nella comunicazione multi-mediale e nell’utilizzo di tali strumenti ausiliari. Il mediatore quindi gestirà in piena autonomia il dialogo tra le parti, attivando o escludendo i singoli utenti a seconda delle esigenze per valutare le loro diverse posizioni, tentando di raggiungere, attraverso il confronto, una soluzione condivisa. I verbali e gli accordi devono essere sottoscritti dalla Parti con firma digitale e devono essere inviati al Mediatore a mezzo PEC, il quale li sottoscrive a sua volta certificando la provenienza e l’autenticità della sottoscrizione.
In caso di indisponibilità della firma digitale, verbali e accordi vanno sottoscritti nel corso dell’incontro in video-audio conferenza ed inviati telematicamente dal Mediatore alle Parti, le quali provvedono alla stampa al fine della sottoscrizione e alla autenticazione delle firme dinnanzi ad un pubblico ufficiale. Le Parti inviano poi, entro 5 giorni lavorativi, la documentazione cartacea al Mediatore che verifica la corrispondenza dei verbali e degli accordi autenticati con quelli sottoscritti in video-audio conferenza certificando l’avvenuto raggiungimento dell’accordo. In tutti i casi di mancanza di video-audio conferenza, e comunque in alternativa, se è possibile il rispetto dei termini del procedimento, le parti unitamente al mediatore possono concordare di procedere -a data ed ora convenuta- alla sottoscrizione fisica presso una Sede dell’Organismo o in luogo diverso ritenuto più idoneo a favorire il più possibile tale opzione. In tali casi dovrà preventivamente essere informato il Responsabile o il Referente della sede secondaria che ha nominato il mediatore.
In tutti i casi disciplinati dal presente regolamento rimane esclusa al mediatore la possibilità di fare una proposta formale al termine del procedimento se la stessa non è espressamente richiesta da tutte le parti. In tal caso il mediatore dovrà formulare per iscritto la proposta da sottoporre alle parti.
Nel corso del procedimento, se le parti lo consentono, potrà liberamente prospettare ipotesi conciliative, sia verbalmente che per iscritto, miranti a favorire l’avvicinarsi ad una composizione amichevole della controversia. Il Responsabile dell’Organismo – o il suo Referente, delegato per la Sede secondaria presso la quale la mediazione è pendente – sentite le Parti, può nominare un mediatore diverso da colui che ha condotto la mediazione, al solo fine di verbalizzare la proposta che produca gli effetti previsti dalla legge.
ARSMEDIA S.r.l. può avvalersi delle strutture, del personale e dei mediatori di altri organismi con i quali abbia raggiunto a tal fine un accordo di reciproca collaborazione, anche per singoli affari di mediazione.

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Articolo 6.
Tirocinio Assistito Gratuito.
L’Organismo, in ottemperanza alla vigente normativa ed al fine di promuovere e favorire lo sviluppo dell’attività di mediazione, si impegna a garantire la partecipazione di uno o più mediatori al procedimento di mediazione sotto forma di gratuito Tirocinio Assistito, obbligatorio ai fini della formazione continua cui i mediatori sono tenuti, così come previsto dall’art. 8 comma 4 del D.M. 180/2010 modificato ed integrato dal D.M. 145/2011. La richiesta di poter partecipare come tirocinante alla mediazione, o anche ad una fase del percorso di mediazione, potrà essere promossa dagli stessi mediatori o personalmente o presentando per iscritto richiesta alla Segreteria dell’Organismo; la stessa potrà invitare i mediatori iscritti nei propri elenchi a prendervi parte. In ogni caso la scelta del procedimento per il tirocinio avverrà da parte del Responsabile dell’Organismo o del Referente della Sede Secondaria.
L’Organismo si raccorderà preventivamente con il Mediatore e le Parti del procedimento per verificare la disponibilità delle stesse ad acconsentire alla presenza, salvo in ogni caso che non venga raggiunto un numero massimo di tirocinanti alla mediazione stabilito a discrezione dell’Organismo, per non interferire in alcun modo sul buon andamento della mediazione. Anche il mediatore tirocinante deve garantire la propria neutralità, indipendenza e riservatezza sottoscrivendo un’apposita dichiarazione ed assunzione di responsabilità.

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Articolo 7.
C.T.F. - Consulente Tecnico Fiduciario.
E’ facoltà del Responsabile dell’Organismo – o del suo Referente, delegato presso la Sede secondaria prescelta – nel caso in cui sorgano particolari complessità tecniche nominare, anche su richiesta del mediatore e previo accordo delle parti, un Consulente Tecnico Fiduciario, scelto tra gli esperti iscritti negli albi dei consulenti presso i Tribunali e di cui l’Organismo redigerà un elenco. Qualora ci fosse disaccordo tra le parti, sarà il mediatore a decidere sull’opportunità dell’intervento del C.T.F.. Le parti, quindi, si impegnano a sostenerne gli oneri aggiuntivi, da corrispondere in parti eguali.
Il compenso, i tempi per la consegna della relazione ed ogni eventualità ulteriore, vengono indicati in un separato documento, sottoscritto dal mediatore, dalle parti e dal C.T.F. che ha accettato l’incarico. Qualora sorgano particolari e documentate difficoltà nell’espletamento dell’incarico affidato al C.T.F., lo stesso può richiedere alle parti una proroga circa i tempi di consegna della relazione e le stesse possono - in maniera concorde - concederla. In caso di disaccordo tra le parti, sarà il mediatore a decidere sull’opportunità e sulla durata della richiesta proroga che, in ogni caso, dovrà essere compatibile con il rispetto del termine massimo di durata del procedimento di mediazione così come previsto per legge.

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Articolo 8.
La mediazione si conclude quando le parti hanno conciliato la controversia; quando vi sia l’impossibilità a raggiungere una conciliazione; quando una o entrambe le parti non partecipino alla stessa. In tutti i casi ciascuna delle parti che ha aderito alla procedura di mediazione si obbliga a corrispondere ad ARSMEDIA S.r.l. il saldo delle spese di mediazione prima che la mediazione stessa sia conclusa; la redazione del verbale conclusivo ed il suo rilascio è subordinato all’integrale pagamento dell’indennità di mediazione, con vincolo di solidarietà tra le parti; per le ipotesi di mediazione vertenti i casi previsti dall’art 5 comma 1 del D.L. 28/2010 il procedimento dovrà comunque essere espletato fermo restando il diritto dell’Organismo ad attivare le azioni a tutela dei propri interessi con conseguente aggravio di spese a carico delle parti inadempienti.
In caso di conciliazione non riuscita per la mancata partecipazione di una parte, il mediatore, dopo aver verificato tutte le possibilità per favorire la partecipazione, è l’unico soggetto legittimato a redigere il verbale di esito negativo della mediazione. Nei casi di cui all’art. 5 comma 1 del D.L. 28/2010, il Mediatore svolgerà comunque l’incontro con la parte istante anche in mancanza di adesione della parte chiamata in mediazione, e redigerà verbale conclusivo constatando la mancata partecipazione della medesima parte chiamata ed il mancato accordo formato dal Mediatore ai sensi dell’art. 11, comma 4, del Decreto Legislativo.
Nel caso in cui anche la parte istante, oltre quella chiamata, non intendesse partecipare al procedimento attivato, senza darne formale comunicazione entro i 4 giorni precedenti la data fissata per l’incontro di mediazione, il Mediatore redigerà un verbale negativo che sarà depositato agli atti del procedimento, ed all’Organismo sarà comunque dovuto l’importo corrispondente a quello previsto nella Tabella delle Indennità per la mancata comparizione di una Parte. Nel caso in cui, viceversa, fosse dato preavviso della mancata comparizione della parte istante senza che sia richiesto rinvio, il procedimento di mediazione verrà dichiarato chiuso di concerto tra il Responsabile dell’Organismo, o il suo Referente nominato e delegato, ed il Responsabile della Segreteria dell’Organismo. Saranno in tal caso dovute solamente le spese integrative di segreteria indicate nei criteri di determinazione delle indennità.
La richiesta ed il relativo rilascio di attestati da parte della Segreteria è sempre subordinata alla conclusione del procedimento certificata dal verbale redatto a cura del Mediatore.
La parte presente che sarebbe interessata alla proposta del mediatore ne fa richiesta scritta allo stesso, entro 5 giorni successivi, decorrenti dalla data fissata per l’incontro di mediazione. Detta richiesta non vincola il mediatore nominato, che ha ampia facoltà di valutare se sussistono gli elementi necessari per la formulazione  della proposta.
Quando l’accordo non è raggiunto dalle parti, il mediatore può formulare una proposta di conciliazione solo quando la stessa è richiesta  espressamente da tutte le parti, rimanendo pertanto esclusa al mediatore la possibilità di farla di propria iniziativa o su richiesta di una sola parte. Anche  nel caso di richiesta congiunta delle parti, il mediatore nominato valuterà se sussistono gli elementi per formulare una proposta. Prima della formulazione  della proposta, il mediatore informa le parti delle possibili conseguenze di cui all’art. 13 del d.lgs. n. 28/2010.
La proposta di conciliazione è comunicata alle  parti per iscritto e queste ultime fanno pervenire al mediatore, per iscritto (anche via fax o posta elettronica certificata o con qualsiasi mezzo idoneo a  garantirne l’effettività) ed entro 7 giorni dal ricevimento della comunicazione predetta, l’accettazione o il rifiuto della proposta; in mancanza di risposta nel predetto termine, la proposta si ha per rifiutata. In caso di mancata accettazione della proposta del mediatore, il verbale di mancata conciliazione è redatto dopo che siano trascorsi 7 giorni dalla scadenza del termine per l’accettazione delle parti.
Se l’accordo è raggiunto, ovvero se tutte le parti aderiscono alla  proposta del mediatore, si forma processo verbale che deve essere sottoscritto dalle parti e/o dai loro procuratori presenti, e dal mediatore che certifica l’autenticità delle sottoscrizioni. L’eventuale accordo raggiunto deve essere  contenuto in un documento separato allegato al processo verbale che lo richiama. Il processo verbale verrà sottoscritto e conservato a cura dell’Organismo restando  acquisito, insieme agli allegati, al fascicolo del procedimento. Contestualmente, tuttavia il Mediatore ne consegnerà una copia a ciascuna delle parti  (quando più soggetti rappresentano un unico centro di interessi si considerano come un’unica parte). Successivamente su richiesta delle parti interessate, previo pagamento delle spese e diritti di segreteria, potrà essere rilasciata copia conforme del  processo verbale, a firma del Responsabile dell’Organismo ARSMEDIA S.r.l., anche ai fini dell’istanza di omologazione.
Conclusa la procedura, ARSMEDIA  S.r.l.. restituisce alla parte che ne fa richiesta tutto il materiale (atti e documenti) dalla stessa precedentemente consegnati. Inoltre, al termine del  procedimento di mediazione, il mediatore consegna ad ogni parte del procedimento la scheda di valutazione del servizio di conciliazione (vedasi relativo documento). Detta scheda, contenente le generalità della parte a cui è stata consegnata, deve essere da questa compilata, sottoscritta e riconsegnata al  mediatore, il quale provvede immediatamente a trasmetterla alla Segreteria di ARSMEDIA S.r.l.. Sarà quindi cura del Responsabile dell’Organismo di ARSMEDIA provvedere a trasmettere la suddetta scheda al Responsabile del Registro degli Organismi di Mediazione, per via telematica e con le  modalità che assicurano la certezza dell’avvenuta ricezione.
L’originale del processo verbale di avvenuta o non avvenuta conciliazione, depositato dal mediatore presso la sede della mediazione, unitamente all’eventuale accordo ad esso allegato ed al fascicolo di mediazione, verrà inoltrato -a cura del  Referente della sede secondaria- alla Sede Legale (c.a. Responsabile della Segreteria) per esservi conservato. Una copia del verbale di avvenuta o  mancata conciliazione e dell’eventuale accordo verrà altresì conservata nella sede secondaria presso la quale, o nell’ambito territoriale della quale, si sia  svolta la mediazione.
La Segreteria dell’Organismo ARSMEDIA S.r.l. è incaricata dal Responsabile di custodire il fascicolo di ciascuna procedura attivata e di tenere un registro, anche informatico, delle procedure di conciliazione, con le annotazioni relative al numero d'ordine progressivo, i dati identificativi delle parti, l'oggetto della controversia, il valore della controversia, il mediatore designato, la durata del procedimento e il relativo esito, così come disposto  dall'art. 12 del D.M. n. 180/2010. La Segreteria è altresì incaricata di annotare qualsiasi rilascio di copie, documenti ed attestazioni inerenti i procedimenti,  previa verifica della sussistenza di tutti i requisiti richiesti ai sensi di Legge e del presente Regolamento di Mediazione. In particolare, il fascicolo di ciascun  procedimento è conservato nella sede legale dell’Organismo, per i tre anni successivi alla chiusura del procedimento ai sensi dell’art. 2961, primo comma,  del codice civile.

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Articolo 9.
Riservatezza.
La procedura di mediazione è riservata. Qualsiasi informazione, affermazione o dichiarazione, offerta o promessa fatta, atto o documento prodotto nel  corso della procedura da una delle parti, dai loro rappresentati, consulenti legali ed esperti, e dal mediatore, è riservata e non può essere divulgata a terzi.
Le parti si impegnano a non utilizzare quanto sopra in ogni altra e diversa sede – compresa quella contenziosa o arbitrale – ed a non citare in giudizio  come testimoni, sui fatti e sulle circostanze di cui siano venuti a conoscenza nel corso del procedimento, il mediatore o il suo ausiliario, il personale, il  responsabile di ARSMEDIA S.r.l.. (o i suoi referenti delegati presso le sedi secondarie accreditate), i tirocinanti e chiunque altro sia stato coinvolto nella procedura in  questione, tranne i casi in cui l’obbligo di testimonianza è previsto dalla legge.
Chiunque presti la propria opera o il proprio servizio su incarico di ARSMEDIA  S.r.l., come pure il personale dipendente dell’organismo, è tenuto all’obbligo della riservatezza su quanto appreso nel corso del procedimento o in ragione  dello stesso.
L’obbligo di riservatezza non opera nella misura e solo nel caso in cui tutte le parti consentono a derogarvi.
I dati raccolti da ARSMEDIA S.r.l.  sono trattati nel rispetto delle disposizioni di cui al D. Lgs. n.196/2003.

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Articolo 10.
Indennità di mediazione.
L’indennità comprende distintamente le spese di avvio del procedimento e le spese di mediazione, in vigore al momento dell’avvio della mediazione e di cui alle tabelle  fissate dall’Organismo (vedasi relativo documento). Le spese di mediazione comprendono l'onorario del mediatore per l'intero procedimento di mediazione,  indipendentemente dal numero di incontri svolti. Esse rimangono fisse anche nel caso di mutamento del mediatore nel corso del procedimento, ovvero di nomina di un collegio di mediatori, di nomina di uno o più mediatori ausiliari ovvero, infine, di nomina di un diverso mediatore per la formulazione della  proposta.
Qualora per favorire la definizione della controversia, le Parti congiuntamente richiedano al Mediatore di espletare la propria attività presso una sede dell’Organismo o terza ubicata oltre 15 chilometri dal luogo inizialmente indicato, le stesse sosterranno in favore del Mediatore i costi di trasferta che saranno preventivamente concordati. Analogamente si procederà anche nell’ipotesi che la proposta di diversa sede sia suggerita alle Parti dal Mediatore o dall’Organismo, salva espressa adesione delle Parti medesime.
Il pagamento dell’indennità di mediazione è dovuto da ciascuna parte che ha aderito al procedimento e costituisce obbligazione solidale tra le parti. I soggetti che rappresentano un unico centro d’interessi si considerano come un’unica parte ai fini della corresponsione dell’indennità. Nelle  controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, qualora le parti si avvalgano di C.T.F. accreditati, il compenso loro spettante va aggiunto a  quello concernente i costi della mediazione.

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Articolo 11.
Gratuito patrocinio.
Quando la mediazione è condizione di procedibilità della domanda giudiziale, all’Organismo non è dovuta alcuna indennità dalla parte che si trova nelle  condizioni per l’ammissione al patrocinio a spese dello Stato, ai sensi delle vigenti disposizioni legislative e regolamentari in materia di spese di giustizia.
A  tal fine, la parte é tenuta a depositare, presso la sede di ARSMEDIA S.r.l. prescelta nella domanda di mediazione, apposita dichiarazione sostitutiva dell'atto  di notorietà la cui sottoscrizione può essere autenticata dal medesimo mediatore, nonché a produrre a pena di inammissibilità, la documentazione comprovante la veridicità di quanto dichiarato.

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Articolo 12.
Responsabilità delle parti.
E’ di competenza esclusiva delle  parti che ne rispondono personalmente:
a) l’assoggettabilità della controversia alla procedura di mediazione, eventuali esclusioni, preclusioni,  prescrizioni e decadenze non segnalate tempestivamente e chiaramente all’inoltro della domanda;
b) le indicazioni inerenti l’oggetto e le ragioni della domanda e delle obiezioni ad essa, rispettivamente indicate nell’istanza e nell’adesione alla mediazione;
c) l’individuazione dei soggetti che devono  partecipare alla mediazione in tutti i casi in cui la stessa è prevista quale condizione di procedibilità, allorquando vi sia una eventuale ipotesi giudiziale di  litisconsorzio necessario;
d) i dati identificativi delle parti che sono coinvolte ed a cui inviare le comunicazioni;
e) la determinazione del valore della  controversia, indicata nella domanda di mediazione;
f) le dichiarazioni concernenti la possibilità di usufruire del gratuito patrocinio;
g) la forma ed il contenuto  dell’atto di delega al proprio rappresentante;
h) l’inesistenza di altre procedure di mediazione inerenti la medesima controversia innanzi ad organismi  diversi;
i) in generale qualsiasi dichiarazione che venga fornita all’Organismo o al mediatore incaricato dal deposito della domanda alla conclusione della  procedura.

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Articolo 13.
Cancellazione dell’organismo dal registro.
Nell’ipotesi di cancellazione dell’organismo dal registro, ai sensi dell’art.10 del D.M. 18 ottobre 2010, n. 180, i procedimenti in corso vengono trasmessi ad  altro organismo, pubblico o privato, avente sede nella stessa Provincia in cui insiste la Sede Legale di ARSMEDIA S.r.l. indicato a discrezione del  Responsabile dell’Organismo.

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Articolo 14.
Vigenza del regolamento.
Il presente regolamento viene applicato immediatamente a tutte le pratiche di mediazione e potrà essere modificato da ARSMEDIA S.r.l. previa  comunicazione al Responsabile del Registro degli Organismi. In caso di modifiche al regolamento, le stesse non hanno effetto per le procedure in corso alla  data dell’entrata in vigore. L’attività di mediazione espletata da ARSMEDIA S.r.l., è regolata secondo il presente regolamento in conformità al dettato del  D.Lgs. n.28/2010 e del D.M. n.180/2010, nonchè alla luce del D.M. n. 145/2011 del 26 agosto 2011 e delle successive circolari, provvedimenti e note esplicative.
Il regolamento produce effetti  all’interno del nostro ordinamento giuridico e del territorio nazionale.
Il Mediatore è tenuto ad osservare il Regolamento di Mediazione e il Codice Etico esercitando la propria attività nel pieno rispetto delle regole e dei principi ivi fissati, relativi ai propri doveri, poteri e responsabilità.

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